Seit 1. Januar ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Kraft
Grundlage hierfür ist das Wachstumschancengesetz, das im März in Kraft trat. Es sieht vor, die Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen voranzutreiben. Mit diesem Gesetz wird die E-Rechnung mittelfristig zum Standard, auch für Praxen, die direkt mit ihren Patienten abrechnen. Zwar fallen Niedergelassene nur in Ausnahmefällen unter die Regelung. Doch auch sie sollten sich frühzeitig auf Änderungen einstellen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Eine elektronische Rechnung enthält die Daten einer Rechnung, die bisher als Papierrechnung oder auch als PDF erstellt und versendet wurde, als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei. Beispiele hierfür sind XRechnung und ZUGFeRD, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Hybride Formate wie ZUGFeRD kombinieren eine lesbare PDF-Version mit einer XML-Datei. PDF-Rechnungen sind rein bildhafte Rechnungen. Sie entsprechen nicht der geforderten Norm.
Zeitplan und Fristen
Der Zeitplan des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur Einführung der E-Rechnung sieht folgende Übergangsfristen vor:
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Rechnungen können in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Auch elektronische Rechnungen, die nicht den europäischen Normen entsprechen, bleiben in dieser Zeit zulässig.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Ab 2028: Alle Unternehmen müssen die neuen Anforderungen einhalten.
Für Praxen gelten diese Ausnahmen
Für Praxen gelten Ausnahmen: So sind steuerfreie Leistungen – zu denen auch Heilbehandlungen zählen – von der Regelung ausgenommen. Leistungen ohne therapeutischen Zweck, wie medizinische Gutachten oder der Verkauf von Präparaten, unterliegen dagegen der Umsatzsteuer. Zudem stellen Ärzte ihre Rechnungen normalerweise an Patienten und nicht an andere Unternehmen, und fallen auch deshalb nicht unter die Pflicht zur E-Rechnungserstellung. Eine dritte Ausnahme gilt für Kleinbeträge bis 250 Euro. Bleibt die Rechnung unter diesem Betrag, darf man weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen.
Dass Praxen eine E-Rechnung erhalten, ist somit viel wahrscheinlicher, als dass sie eine solche Rechnung erstellen. Sie müssten also auf jeden Fall dafür sorgen, ab 1. Januar solche elektronischen Rechnungen auch empfangen zu können.
Dabei würden die Rechnungen nicht notwendigerweise per E-Mail versendet, sondern ließen sich auch direkt über eine elektronische Schnittstelle empfangen. Man könne die Rechnung auch in einem Kundenportal bereitstellen. Das bedeutet, dass das Praxismanagement technisch und organisatorisch für den Empfang von E-Rechnungen fit gemacht werden muss.
Arztpraxen sollten sicherstellen, dass ihre Praxissoftware die E-Rechnung unterstützt. Es ist ratsam, sich frühzeitig mit den akzeptierten Formaten und Übertragungswegen vertraut zu machen. Eine Vorbereitung in Zusammenarbeit mit Softwareanbietern und Steuerberatern kann den Übergang zu den neuen Prozessen erleichtern.
Quellen: DATEV, Ärztenachrichtendienst (änd)